W wyniku pojawienia się koronawirusa w Europie praca zdalna stała się nieodłączną częścią naszej codzienności. Mimo, że jest ona rozwiązaniem palącego problemu pandemii, sama w sobie również niesie wiele wyzwań. Jednym z nich jest choćby organizacja spotkań, które są integralną częścią wielu zawodów. Ich prowadzenie może być jednak kłopotliwe choćby ze względu na liczne ograniczenia techniczne, zarówno ze strony sprzętu, jak i sieci. Na szczęście w Ailleron wiemy, jak sprawić, by takie trudności stały się tylko przeszłością – nasze doświadczenie sprawia, że problemy techniczne nie istnieją!

Technologia w służbie telekonferencji

1. Zadbaj o stabilne połączenie.

Jedną z największych przeszkód, jaką możemy spotkać na każdej rozmowie online, jest technologia, która ją umożliwia. Często zdarzają się bowiem problemy z programami czy z połączeniem internetowym, które uniemożliwiają przeprowadzenie spotkania ze wszystkimi zaproszonymi pracownikami. W Ailleron takie sytuacje nie zdarzają się niemal nigdy dzięki pracy, jaką wykonujemy jeszcze przed kliknięciem przycisku “Zadzwoń”. Przed rozpoczęciem spotkania zarówno organizator, jak i uczestnicy, powinni upewnić się, że są w stanie nawiązać kontakt bez przeszkód. Jest to szczególnie ważne w przypadku rekrutacji online, która choćby w Ailleron aktualnie jest przeprowadzana zdalnie – jej sukces w dużej części zależy właśnie od działania wszystkich technologii wykorzystanych w jej trakcie!

Problemy techniczne w moim zespole pojawiają się bardzo rzadko. Zawsze powodują lawinę śmiechu, gdy nagle obraz zatnie się nam w zabawnym momencie, albo wszyscy próbujemy przekazać mówiącej osobie, że niestety jej nie słyszymy. W przypadku mniejszych spotkań korzystamy klasycznie z naszych Teams’ów. Gdy wiemy, że będzie nas więcej, odpalamy Zoooma – dzięki temu mamy większą pewność, że spotkanie odbędzie się bez przerw na usprawnienie łącza.

Katarzyna Olszówka, dział People & Organization Development

2. Wykorzystaj możliwości technologii.

Technologia może być także ogromną zaletą spotkania online. Wykorzystanie nowoczesnych rozwiązań takich jak ankiety, interaktywne quizy czy możliwości udostępniania ekranu sprawiają, że można lepiej zaangażować uczestników i dzięki temu znajdować bardziej kreatywne i efektywne rozwiązania. Warto również rozważyć wykorzystanie dodatkowego oprogramowania do pracy zdalnej w kontaktach z klientami. Tego typu narzędzia pozwalają bowiem na stworzenie bliższej relacji i jednocześnie ułatwią kontakt, szczególnie w sytuacji zdominowanej przez zdalne rozwiązania.

Dostępne oprogramowanie w swojej działalności wykorzystują również pracownicy Ailleron. Duża różnorodność dostępnych rozwiązań pozwalania nam na organizowanie codziennych standupów w małych zespołach, jak również zebrań, w których biorą udział wszyscy pracownicy. Jak w przypadku każdego innego zadania, także takie spotkania są wcześniej przygotowywane – sprawdzane jest działanie oprogramowania, jak również pomniejsze kwestie takie jak działanie czatu czy ustawienia tła dla prelegentów.

3. Postaw na połączenia wideo.

Każdy organizator musi się upewnić, że ludzie są skupieni na aktualnym zajęciu. Multitasking nie jest rozwiązaniem dobrym na wirtualne spotkania – jest nim za to słuchanie poszczególnych członków zespołu. W tym celu dobrze jest korzystać z połączeń wideo, które umożliwiają widzenie każdego z pracowników. Wizualne połączenie z członkami zespołu zazwyczaj zwiększa ich zaangażowanie w konwersację i prowadzi do lepszych rezultatów. Takie rozwiązanie stosuje między innymi Ailleron, który dzięki temu może nie tylko angażować swoich pracowników w prowadzone projekty, ale także dzielić się z nimi informacjami – na przykład w formie wirtualnych prezentacji bądź udostępniania ekranu.

4. Gdy walka z problemami technicznymi nie wystarcza

Połączenia wideo często nie są dobrym rozwiązaniem, szczególnie wtedy, gdy jedna lub więcej osób nie mają stabilnego połączenia internetowego. Często w czasie pracy zdalnej nie mamy bowiem wpływu na warunki, w jakich pracują poszczególni członkowie zespołu – niezależnie od tego, ile czasu poświęcimy na przygotowania do wideokonferencji. W takich przypadkach dobrze jest korzystać z połączenia komunikacji głosowej wspomaganej przez metody aktywizacji uczestników, które nakłonią ich do uczestnictwa w konwersacji. Jednym z najlepszych na to sposobów jest przedstawienie problemu do rozwiązania. Taka czynność umożliwia rozpoczęcie burzy mózgów, która nie tylko może doprowadzić do znalezienia ciekawych propozycji poradzenia sobie z daną kwestią, ale także zmusi pracowników do wyrażenia własnego zdania.

Ta metoda jest nie tylko zajmująca, ale także niezwykle efektywna. Zachęca ona pracowników, by dzielili się tysiącami pomysłów w środowisku idealnym do ich omawiania. Może to prowadzić do znajdowania nowych rozwiązań, które w przyszłości zostaną wdrożone w firmie bądź w strukturach jej klientów. Statystyki poruszające ten temat szacują, że aż 12 do 15 procent pomysłów powstałych w takiej burzy mózgów może zostać wykorzystanych w praktyce.